דגשים לאירוע פרטי / עסקי בעונת החורף

10 דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת ​​ארגון אירוע חורף

כשמתכננים אירוע תמיד יש הרבה גורמים שצריך לקחת בחשבון ומזג האוויר הוא גם גורם שצריך להתכונן אליו ואי אפשר להתחמק ממנו. אם אתם מתכננים אירוע בחורף, ייתכן שתצטרכו לשקול כמה גורמים נוספים שאולי לא מעוררים דאגה בקיץ.

 

1. נגישות

עליכם להבין כיצד האורחים יגיעו למקום. אם יש סערה בחוץ, אז אתה עלול לגלות שלא נוח לכולם להגיע עם רכב פרטי ובגלל הצורך לוודא שכולם מגיעים בריאים ושלמים לאירוע וגם בחזור – הביתה, עולה הצורך לארגן אוטובוס הסעות במידת האפשר. 

 

2. תחבורה ציבורית

אם האורחים שלכם אמורים להגיע בתחבורה ציבורית, קחו בחשבון שעשויות להיות הגבלות במהלך חודשי החורף או ששירותים מסוימים עשויים אפילו לא לפעול בתנאי מזג אוויר קשים.

אם אתה צופים שיהיו שיבושים בתחבורה, העניקו למוזמנים כמה שיותר עצות לגבי בדיקת שירותי התחבורה השונים בטרם יציאתם מהבית. סביר להניח שהייעוץ הזה צריך להישלח די קרוב לאירוע עצמו, אז ודאו שיש לכם פרטי התקשרות (למשל כתובת מייל) והיו מוכנים לשלוח מידע במידת הצורך.

 

3. שירותים

אם האירוע נערך בצפון, במזג אוויר קר תמיד קיים סיכון שהצינורות עלולים לקפוא, אז וודאו שיש לכם תוכניות מגירה למקרה כזה (הזמנת שירותים ניידים או טלפון של שרברב מומלץ).

 

4. מקום אחסון

סביר להניח שכולם יהיו במעילים עבים אז וודאו שיש במקום האירוע מספיק מקום לאחסון מעילים ו/או מטריות. קחו בחשבון גם שהכניסה לאירוע עלולה להתכסות במים כשאנשים נכנסים, וזה מהווה סכנת החלקה, ולכן נקטו אמצעי זהירות או וודאו שיהיה מישהו שיהיה אחראי לייבוש הריצפה כדי לשמור על בטיחות האורחים שלכם.

 

5. תאורה

יש פחות שעות אור בחורף, לכן וודאו שיש תאורה מספקת במקום האירוע. בעוד אורות מנצנצים הם יפים מאוד, אתם צריכים להבטיח שהאורחים שלכם עדיין יכולים לראות לאן הם הולכים! גם נרות יכולים להוות פתרון מקסים לאירוע חורף אבל תחילה בדקו שהמקום שלכם מאפשר שימוש בהם.

 

6. חימום

זה אולי נראה מובן מאליו, אבל זה חשוב במיוחד אם האירוע שלכם נערך בצפון או באזור מדברי. שוחחו על כל סוגיות החימום עם בעלי המקום או מפיק האירוע כדי להבטיח שהאורחים שלכם ירגישו בנוח.

 

7. מזון ומשקאות

הקפידו לקחת בחשבון את מזג האוויר בעת תכנון התפריט של האירוע. אולי כדאי לבחור באוכל חם ולהימנע ממזנון קר וסלטים למשל. תוכלו למשל לכלול קצת יין חם. כמו כן, באירוע שיתקיים ביום חורפי קר, גם שוקו חם ומרשמלו עשויים להיות להיט גדול! את התפריט אפשר לתכנן במחשבה מעמיקה על החורף עם הרבה מאכלים מחממים וטעימים.

 

8. קוד לבוש

ייעצו למשתתפים על כל דבר שהם עשויים לדעת מראש. לדוגמה, אם אתם מארגנים מסיבת חורף שתדרוש מהאורחים לעמוד בחוץ לפרקי זמן במזג אוויר קר, הודיעו להם על כך בהזמנה או במסרים לקראת האירוע שכדאי להם להתלבש כראוי.

 

9. ביטוח

עמידה בפוליסת ביטוח לאירועים הנכונה תבטיח שאתם מוגנים אם יקרה הגרוע מכל ויש לבטל או לדחות את האירוע שלכם בגלל תנאי מזג אוויר קשים או אם ספק או נותן שירות כלשהו לא יכול להגיע למקום.

 

10. עיצוב האירוע שלכם

יש הרבה רעיונות יצירתיים שתוכלו לנצל אותם במהלך חודשי החורף. לדוגמה, מסיבת ילדים יכולה להיות מעוצבת סביב הסרט של דיסני 'פרוזן' או שתוכל ליצור ארץ פלאות חורפית. 

 

לסיכום, נצלו את העונה הקרה לטובתכם (מה גם שמחירי האולמות זולים יותר) ושיקלו בכובד ראש את הסעיפים לעיל כדי להפוך את אירוע החורף שלכם להצלחה!
 

מחפשים מקום לאירוע בעונת החורף? מוזמנים לבחון את אולמות האירועים באצטדיון סמי עופר בחיפה